Cómo gestionar el negocio en vacaciones

EMPRENDEDORES Y PYMES

ESTRATEGIAS DE VERANO
Cómo gestionar el negocio en vacaciones

Fecha Publicación: 02/02/2018 13:36

Organizar el período de descanso del staff es un reto

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Estrategias para no poner en jaque el normal funcionamiento y mantener el equilibrio.

Las empresas tienden a flexibilizarse en el período vacacional y se anticipan a la falta de personalLas empresas tienden a flexibilizarse en el período vacacional y se anticipan a la falta de personal
Como cada fin de año, las áreas de recursos humanos laten fuerte y sin respiro para la organización de las vacaciones. Se preparan para una fuga en masa de personal y, por ende, buscan evitar que el termómetro de las pequeñas y medianas empresas se caliente con problemas en la operatoria. Por ello, aplican diversas estrategias que evitar conflictos cuando gran parte del personal se encuentra en el receso de descanso.

"En los últimos años se flexibilizaron las reglas y requisitos a la hora de que un empleado se tomara vacaciones. Es clave adaptarnos, considerando que quienes están ingresando al ámbito laboral son profesionales que tienen una valoración distinta de lo que es viajar", analiza Juan Onetto, Ceo de Colppy, especializada en administración y contabilidad online para pymes.

Aldana Pernicoli, Capital Humano de BDO Argentina, considera que "en los últimos años ha cambiado la forma y el tiempo en tomar vacaciones. El mercado de turismo ofrece mayores beneficios en temporadas medias o bajas y eso hace atractivo para tomarlas en fechas 'no convencionales'. La costumbre fue cambiando y es usual tomar tiempos de descanso con mayor frecuencia en periodos más cortos".

Según los expertos, la mejor manera que tienen las empresas para sobrellevar este período es tener la mayor organización posible para que la operatoria no se vea afectada.

Gustavo Aguilera, director de Capital Humano de ManpowerGroup, observa que "el periodo vacacional presenta grandes desafíos al momento de administrar las licencias de los empleados, particularmente cuando se trata de dotaciones pequeñas como es el caso de las pymes. Pero hay varias formas de anticiparse. Es recomendable planificar con antelación y generar acuerdos con los colaboradores, garantizando que las tareas críticas para el funcionamiento de la organización se lleven a cabo. En este sentido, sirve contar con respaldos en todos los puestos clave".

Es importante que un empleado antes de salir de vacaciones deje organizadas las tareas pendientes
En primera persona
En el 2000, de la mano de tres amigos nació Snoop Consulting. Especializada en consultoría de software y servicios informáticos, pudieron superar la crisis de 2001 y, en los siguientes años, tuvieron un crecimiento exponencial, hasta llegar a tener hoy 100 empleados y una facturación de u$s 3,7 millones. Incluso, Gustavo Guaragna, acaba de ser distinguido con el máximo galardón durante la entrega de los "Premios Sadosky 2017" como CEO del Año.

Valentina González, responsable de Gestión de las Personas de la empresa, comparte su secreto a la hora de gestionar en período de vacaciones: "Implementamos una política flexible: las demandas de cada equipo y cliente son variables y requieren agilidad. El personal acuerda con sus líderes. Cada colaborador propone al menos dos fechas de vacaciones probables; en base a eso, se coordina con el resto del equipo y los clientes". Y, en línea, agrega: "Cuando se acerca la fecha, a los empleados se les envía la notificación del inicio del período vacacional".

No fue siempre de esta manera. A través de los años, la empresa fue ajustando las tuercas. "Tuvimos un período de cambio de estructura que hizo que se repensara quiénes tienen que estar en tema con las vacaciones, más que nada porque ahora los colaboradores reportan a más de un líder. Se hace más foco en capacitar a los líderes sobre cómo instrumentar el proceso. Se creó un artefacto para registrar los días pendientes de cada colaborador, por ejemplo, para que el conocimiento no pertenezca solo a una persona de Recursos Humanos o a los líderes, si hay alguna consulta se pueden chequear los registros", concluye González.

También del rubro tecnológico, Redbee busca la flexibilidad como camino al éxito durante el receso. Eugenia Díaz Balmaceda, HR Lead de esta firma dedicada al software para grandes compañías, destaca que "es importante prever las vacaciones de cada equipo para reducir el impacto en el trabajo cotidiano. Las personas cuentan con 21 días de vacaciones desde que se suman al equipo. Estamos dando pasos hacia una organización horizontal, con foco en las personas", asegura.

Aguilera de ManpowerGroup: "Es recomendable planificar con antelación y generar acuerdos con los colaboradores, garantizando que las tareas críticas para el funcionamiento de la organización se lleven a cabo".

Equilibrio zen
Una empresa que supo lograr el equilibrio entre el deseo de los empleados, la demanda de clientes y la operatoria es TTS Viajes, que cuenta con 320 empleados y su última facturación rondó los $ 3.600 millones. En tiempo de vacaciones, se arreglan con la planta actual de personal, sin necesidad de contratar personal eventual o incorporar horas extras entre los que se distribuye el trabajo en cada área.

Diego Tomassino, gerente de Recursos Humanos de la agencia, detalla que su fórmula es en parte porque la mayor demanda del negocio no la tienen en enero y febrero. "Las vacaciones no son un problema. Hay mucha gente que viaja en períodos no convencionales por las promociones que existen para agentes de viajes. Los meses tradicionales de vacaciones no son de alta actividad en la empresa. Se coordina con los equipos de trabajo, asignando las vacaciones en los periodos de menos actividad. Es fundamental armar equipos que tengan sincronía y sintonía", comenta el ejecutivo. Desde su experiencia recomienda programar las vacaciones con la mayor anticipación posible.

Respecto a la operatoria, Onetto aconseja que "es importante que un empleado antes de salir de vacaciones deje organizadas las tareas pendientes, cuales son urgentes para que otro miembro de su equipo pueda tomar responsabilidad sobre eso, y qué tareas son las que puede retomar a su regreso".

Otra empresa que también logró la armonía fue De la Olla, especializada en la elaboración de viandas saludables de la cocina italiana y de Medio Oriente. La compañía tiene cuatro empleados y su última facturación fue de $ 1 millón.

Andrea Jatar, directora Ejecutiva de la compañía, comenta: "Todos los empleados están capacitados para ir reemplazándose. Tratamos de que no se solapen las vacaciones de ninguno, para evitar sobrecargar a los que quedan". En tanto, para hacer frente a los reemplazos durante el período vacacional, la empresa aplica un incremento del 30% en extras presupuestarias en personal.

Este año, la compañía implementará una estrategia nueva. “Vamos a cerrar la cocina entre Navidad y Año Nuevo, ya que nuestros clientes corporativos también lo hacen y nuestros consumidores finales van comiendo lo que sobra de las fiestas”, comenta.

Descanso y capacitación

La cafetería y pastelería Süss tiene 42 empleados entre sus dos sucursales, ubicadas en Martínez y en Victoria, provincia de Buenos Aires. Su última facturación anual fue de $ 20 millones. María Sol Rodríguez Calvo, responsable de Recursos Humanos, detalla que "muchos de los trabajadores son amigos y quieren vacacionar juntos. Buscamos ordenarlos por turnos y por quincena. En los meses de menor actividad se pueden ir dos o más personas con tareas similares al mismo tiempo. En los meses más activos de nuestra temporada baja, damos vacaciones a uno por vez. Durante nuestra temporada alta tratamos que no se vaya nadie", afirma.

Sin embargo, no siempre se manejaron bajo esa lógica. "Al principio no estaban bien organizadas, entonces había superposiciones en las vacaciones de los trabajadores, lo cual nos implicaba mayores gastos y capacitación a más personas", explica Rodríguez Calvo.

También, sumaron personal eventual para cubrir tareas. "Tenemos muchos trabajadores jóvenes que no trabajan full time. Entonces, en período de vacaciones, cuando no tienen facultad, no tienen problema de cubrir a compañeros algunos días y se ganan un plus en horas extras o bien, contratamos personal eventual durante el tiempo que necesitamos cubrir", dice.

Respecto a costos, la etapa de descanso del personal les conlleva al menos un sueldo más por período y a veces más. "Ya sea para contratar personal eventual, que además hay que capacitar, o para pagar horas extra a los trabajadores que cubran días", cierra Rodríguez Calvo.

Por su parte, Mudo Objetos, empresa de asesoramiento para la ejecución de espacios verdes y objetos decorados, también aprovecha incorporar personal eventual. Tiene dos empleados a tiempo completo y en temporada alta suma tres personas con contratos ocasionales. Su dueña, Guadalupe Gianni, cuenta que su época de mayor demanda se da entre primavera y al término de las fiestas. Opta por tomarse una semana de vacaciones en enero y otra en febrero, ya que tiene un declive en el volumen de trabajo. "Elegimos contratar personal eventual para determinados eventos".

Otra firma que apuesta al trabajo eventual es Gama Gourmet, dedicada al desarrollo de soluciones gastronómicas para el ámbito corporativo.
Con 25 empleados, la firma mantiene un sistema de vacaciones escalonadas y cuenta con un equipo alternativo que convoca cuando precisan hacer reemplazos. Alejandro Raizman, socio de la firma, explica que "con personal eventual capacitado no se sobrecarga el staff. Durante el verano, muchos de los clientes reducen su consumo de viandas. Aprovechamos para hacer capacitaciones internas de los futuros reemplazantes".

Raizman señala los beneficios de su estrategia: "Permite que la operatoria no se modifique, salvo por la incorporación de refuerzos temporales en ciertas áreas. La empresa mantiene su rentabilidad y su forma de trabajo. Además, al respetarse sus necesidades y sentirse valorados, los empleados se encuentran contentos. Los clientes siguen recibiendo un servicio de calidad y el personal eventual que colabora puede capacitarse y sumarse a la lista de candidatos para futuras contrataciones".

Para la incorporación de empleados eventuales, la compañía destina entre el 10% y el 15% de incremento en su presupuesto salarial. "El tiempo del contrato varía. En general, son áreas operativas, que nos demandan mayor cantidad de personal. También nos ocupamos de entrenarlos", detalla Raizman, quien afirma que "no tener en cuenta los deseos y necesidades de cada empleado, contando del primero al último, es el principal error", concluye.

Consejos para Neófitos

Para organizar el período vacacional de los empleados, aquí, algunas recomendaciones para llevar a cabo el plan sin morir en el intento.

Aguilera, de ManpowerGroup, resalta: "Hay que consensuar los intereses tanto del empleador como del empleado, en donde por lo general ambas partes ceden un poco. Algunas pymes otorgan días adicionales a quienes se acomoden a las necesidades de la organización. A su vez, se puede contemplar la contratación de personal eventual para asegurar la continuidad del negocio durante el período estival. En este caso, se recomienda hacerlo con una anticipación de entre 15 y 30 días, con el fin de asegurarse un traspaso seguro y ordenado de las tareas".

Para Juan Onetto de Colppy, la mejor manera de llevar adelante un período vacacional es con organización y orden: "Pidiendo a los empleados que avisen con no menos de 20 días su intención de tomarse vacaciones, esperar la aprobación del jefe, consultar los días de vacaciones disponibles que tiene el empleado con RRHH, corroborar que no coincida el periodo con ningún otro empleado del área, asegurarnos que no haya ningún evento o proyecto importante durante esos días, y por supuesto, asegurarnos que el empleado deje todas las tareas bien asignadas a otros para que puedan cuidar de su trabajo durante su ausencia".

2 DE FEBERERO DE 2018.(Tiempopyme)

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